vacos.erp
Die schlagenden Argumente für eine neue Softwarelösung
Niemand tauscht so einfach „mal eben“ eine – oftmals schon seit vielen Jahren eingesetzte – Softwarelösung aus. Dafür ist das Risiko zu groß, der Aufwand zu hoch (zählen Sie einmal die vielen Stunden, die da so zusammenkommen, vom ersten unverbindlichen Infogespräch, über die Analyse der Prozesse, der individuell passenden Demo, Einführung, Anpassung, Schulung usw.).Deshalb gibt es nur eine Art wirklich zündender, guter Gründe, um eben dennoch eine neue kaufmännische Software einzuführen: Nutzen! Nutzen! Nutzen! Die neue Lösung muss durch konkreten Nutzen bestechen. Es setzt sich keine Neuerung mehr durch, nur weil sie technisch innovativ oder „trendy“ ist (auch solch technisches „Spielzeug“ wie das IPad von APPLE hat sich nach und nach in der Wirtschaft und Industrie nur dank seines Nutzens durchgesetzt, im Freizeitbereich gelten andere Regeln …).
Bei der Nutzenbewertung von Software gehen die verschiedenen Beteiligten in einem Unternehmen naturgemäß aus ihrem jeweils eigenen Blickwinkel an die Sache heran: Ein Inhaber/Geschäftsführer hat andere Aspekte im Blick als die Anwender vor Ort.
Eine Entscheidung ist nur dann eine wirklich gute, wenn alle aus ihrem jeweils sehr individuellen Blickwinkel ihren Nutzen erkennen können. Fehlt diese positive Einschätzung bei nur einem Beteiligten, ist das Projekt in vielen Fällen zum Scheitern verurteilt (kommen beispielsweise Anwender mit der Bedienung absolut nicht zurecht, dann kann die Bewertung anderer Mitarbeiter im Unternehmen noch so positiv sein: Die Lösung wird niemals richtig effektiv eingesetzt werden).
Unser Vorteil ist Ihr Vorteil: Aus unseren zahlreichen erfolgreichen Projekten, mit jahrzehntelanger Praxiserfahrung kennen wir die typischen Fragestellungen und Blickrichtungen aller Menschen in einem Unternehmen, die in irgendeiner Weise mit kaufmännischer Software in Kontakt kommen – sei es als Entscheider, als Controller oder Anwender, denn wir hören ihnen aufmerksam zu!
Schauen Sie sich deren Fragestellungen, unsere Antworten und Erfahrungen aus der Praxis einmal an – vielleicht erkennen Sie sich selbst ein bisschen beim Lesen der Beiträge wieder …
„Geschäftsführer in einem mittelständischen Unternehmen zu sein bedeutet für mich: Die große Linie entwickeln, Detailaufgaben an meine Abteilungen delegieren und als Vorbild zu führen. IT ist da ein Thema neben vielen anderen – und eigentlich nicht mein Lieblingsthema. Meine Einstellung ist: EDV muss einfach laufen – möglichst unauffällig, möglichst störungsfrei soll sie helfen, unsere Abläufe hier maximal effizient zu begleiten und abzubilden. Nicht mehr, aber auch nicht weniger! Als ich neu in dieses Unternehmen kam, lernte ich auch die seinerzeit bestehende IT kennen – und die Klagen vieler Mitarbeiter … Auch ich selbst habe mich oft gefragt: „Geht das denn nicht einfacher? Brauchen wir für einfache Anforderungen immer mehrere Tage Programmierung? Und warum sprechen die ITler eine Sprache, die ich meist nicht verstehe?“
Daher war ich eher erstaunt, als zu Beginn des Kontaktes die Firma vacos erst einmal den Kontakt zu mir suchte – nicht um mich mit stundenlangen Präsentationen zu quälen (das hatte ich in einem vorherigen Unternehmen erlebt), sondern einfach nur, um eben diese „große Linie“ mit mir abzustimmen.
Der sympathisch-unaufdringliche Ersteindruck, die klare Sprache und die Philosophie von vacos.erp hat mich schnell angesprochen, irgendwie hat das einen sehr angenehmen Eindruck gemacht, und die Referenzen klangen fast zu schön, um wahr zu sein. In der Folge wurde ich dann jeweils laufend über den Fortgang informiert. Aus meinem Unternehmen erfuhr ich:
- Bei allen Mitarbeitern kamen die Berater von vacos gut an: Frei vom üblichen „Besserwissergehabe“ sprach man – in Polohemd und Jeans – auf Augenhöhe mit den Kollegen vor Ort. Dabei ist äußerst angenehm aufgefallen, dass die noch wirklich zuhören können!
- Schon beim ersten Rundgang durch die Firma wurde klar: Die haben nicht nur Erfahrung mit Software, die haben auch ein Gespür für Abläufe und jede Menge Praxiserfahrung – und gute Ideen für die Verschlankung von Abläufen – ich könnte Ihnen da die eine oder andere Geschichte erzählen, die noch heute als Anekdote wiedererzählt werden und die zu erheblichen Vereinfachungen und Kostenreduzierungen führten …
- Der endgültige Vorschlag wurde derart komprimiert vorgetragen, dass ich die Gedankengänge gut nachvollziehen konnte. Seitdem benutzen auch wir häufiger bei der Beschreibung von komplexeren Vorgängen die Formulierung „… das bedeutet für Sie …!“
- Ich kenne mich mit EDV zwar ganz gut aus, würde mich aber nicht als „Teckie“ bezeichnen – dennoch bekomme ich jetzt auf Knopfdruck die Informationen, die ich als Auswertungen benötige – und wenn es mal komplizierter wird, kommt das postwendend nach Anfrage aus dem Controlling …
- Ganz besonders hat mich die Antwort überrascht, als ich die „Preisfrage“ gestellt habe: Für eine Investition, für die es bei anderen Anbietern gerade mal die Analyse gibt, haben wir hier bereits die gesamte Lösung bekommen!
Und: Nicht zuletzt macht die Zusammenarbeit mit vacos ganz einfach auch Freude! Bei aller Ernsthaftigkeit, wenn es um das eigentliche Thema geht: wir sprechen mittlerweile gern auch mal über Fußball oder andere Dinge. Der Kontakt ist nach kurzer Zeit auf beeindruckende Weise sehr persönlich geworden. Vielleicht liegt das nicht zuletzt daran, dass man das Gefühl hat: Die interessieren sich wirklich für uns als Menschen – und nicht nur als Kunden!
Mein Fazit: Nach Rücksprache mit meinen Abteilungsleitern habe ich den Auftrag mit einem guten Gefühl erteilt – im Rückblick war das eine richtig gute Entscheidung!“
„Als ControllerIn bin ich – unter anderem – dafür zuständig, für die zielführende Verwendung der Ressourcen meines Unternehmens zu sorgen – insbesondere der Finanzen. IT-Investitionen sind da immer wieder ein „heißes Eisen“. Von allen Seiten werden wir von „Experten“ bestürmt. Wenn wir alles beschaffen würden, was uns da empfohlen wird, dann wäre schnell kein Geld mehr für andere Bereiche übrig. Also gilt es hier, kritisch hinzuschauen, was sich wirklich rentiert und was nicht!
Rund 45 % der teuer eingekauften Software und noch kostspieligerer implementierter Systeme werden nicht wirklich effizient genutzt, sind nicht passgenau, halten nicht, was sie versprechen – das sagen nicht nur fast alle aktuellen Studien übereinstimmend aus, das zeigen auch unsere Erfahrungen und die unserer Branchenkollegen. Wenn ich als Mitentscheider mit am Tisch sitze, wenn es um neue kaufmännische Software geht, dann achte ich in erster Linie zuerst einmal darauf, wie der „Berater“ daherkommt:
- Sieht er die Dinge aus seiner Sicht oder aus Sicht des Unternehmens?
- Inwieweit berücksichtigt er bereits getätigte Investitionen?
- Wie passen seine Vorschläge in die bestehende Infrastruktur?
- Kann er – mindestens skizziert – den Nutzen seiner Lösung darstellen?
- Wie amortisiert sich das Ganze?
In den Gesprächen mit vacos habe ich erlebt, dass – zum ersten Mal seit ich diesen Beruf ausübe – genau diese Aspekte berücksichtigt wurden! Es hat mich gefreut, dass wir unsere Mittel sehr effizient einsetzen konnten und wirklich nur das Nötigste angeschafft werden musste. Zum Beispiel brauchte keine neue Datenbanklizenz bezahlt werden – die Lösung läuft auch mit kostenfreien Datenbanken, und das genau so leistungsfähig, wie mit denen, die wir hätten teuer kaufen müssen! In Sachen Hardwarebasis ist die Software angenehm ressourcenschonend – wir mussten also nicht erst „alles neu kaufen“.Diesen Spruch hatte ich von anderen Beratern nahezu standardmäßig gehört („… das muss hier alles neu!“). Im Gegenteil: Es gab noch gute Tipps, wie wir das Beste aus dem herausholen können, was wir hier stehen haben. Investiert haben wir lediglich in Dokumentation und Datensicherung – und das auch noch günstig und effektiv! Und was die Amortisationsskizze angeht: Da sind schon beim ersten Rundgang durch das Unternehmen so viele gute Tipps gekommen, so dass wir sagen können: Die Amortisationszeit ist – nicht zuletzt wegen der humanen Preise – extrem schnell!
Mein Fazit: Ich konnte guten Gewissens mein „OK!“ geben!“
„In meiner Eigenschaft als IT-Leiterin wenden sich öfter mal Unternehmen an mich, um mir „die Vorteile ihrer Lösung aufzuzeigen“ – so klingt das meist … Meistens auch etwas drängelnd und auf eine unsympathische Art und Weise penetrant. Die Kontaktaufnahme von vacos dagegen war schon von Anfang an angenehm: Eher leise und unaufdringlich kam der Kontakt zustande. Was mich dann aber wirklich fasziniert hat, das war die „Denke“ von den vacos-Beratern: Die Philosophie hat mich schnell angesprochen:
- Bei der Beratung wird von vorne herein darauf geachtet, mit meinem IT-Budget möglichst schonend umzugehen!
- Unsere bisher eingesetzte Hardware konnte weitgehend weiter eingesetzt werden!
- vacos waren die ersten externen IT-Dienstleister, die methodisch und strukturiert vorgingen und zunächst die Lage der Datensicherung gecheckt haben!
- Angenehm: Wir brauchten keine neue Datenbanklösung kaufen!
- Die Software hat sich gut in unsere bisherige Infrastruktur (zum Beispiel FiBu via DATEV) eingepasst!
- Die Bedienung ist wirklich durchgängig sehr einfach – das schont meine Arbeitszeit, denn üblicherweise werde ich nach jeder noch so kleinen Änderung in der IT tagelang mit Fragen der Anwender blockiert …
Irgendwie hatte ich das Gefühl, da erfüllen sich langgehegte Wünsche, von denen ich schon gedacht hatte, sie würden sich niemals mehr erfüllen. Wir haben schon mehrfach Anbieter gewechselt, weil wir mit deren Auffassung von Beratung und Service nicht einverstanden waren – eigentlich war das immer der sprichwörtliche Gang von „Regen in die Traufe“. In der Zusammenarbeit mit vacos habe ich hingegen ein rundum gutes Gefühl!“
Mein Fazit: Als mich mein Geschäftsführer fragte, was ich von der Lösung halte, habe ich gesagt: Kaufen!“
„Ich bin Marketing-Leiterin in einem typischen mittelständischen Betrieb. Unsere Abteilung verantwortet den Vertrieb unserer hochspeziellen, technischen Produkte – viele davon sind patentiert. Früher haben wir uns mit MS-EXCEL geholfen, dann kam eine kaufmännische Software, die zwar die Kundendatenpflege vereinfacht hat, für den Vertrieb war sie aber ungeeignet. Denn hier gibt es ganz andere Anforderungen:
- Bevor ein Kunde auch Kunde wird, brauchen wir ein Softwarewerkzeug, mit dem wir Interessenten vom Erstkontakt bis zum Status „Kunde“ oder „Noch-nicht-Kunde“ begleiten können!
- Neben der laufenden Akquisetätigkeit führen wir im Jahr mehrere zielgruppenorientierte Aktionen durch – sei es Einladungen zu Messen oder Sonderaktionen. Diese müssen im System ohne aufwändige Doppeldatenpflege und mit Erhalt der Historie von mehreren Mitarbeitern begleitet werden können!
- Um die Effizienz von Marketingmaßnahmen auswerten und steuernd eingreifen zu können, benötige ich aussagekräftige Auswertungen, und ehrlich: Ich habe keine Zeit, für diese Zwecke erst zur EXCEL-Expertin zu werden oder die IT-Abteilung zu bemühen!
- Für mein Kampagnenmanagement benötige ich eine Lösung, die mir die Planung, Organisation und Durchführung erleichtert!
- Und wenn ein Interessent dann Kunde geworden ist, möchte ich das Ganze schlank in die Warenwirtschaft überführen, damit eine optimale Kundenbetreuung möglich wird – und das auch in Fremdsprachen!
Wir haben uns mehrere CRM-Lösungen angeschaut, weil unsere seinerzeit eingesetzte kaufmännische Lösung in diesem Bereich Schwächen hatte. Viele dieser Lösungen waren gar nicht schlecht, es gab jedoch immer entscheidende KO-Kriterien, die dagegen sprachen – sowohl bei Lösungen, die hier im Hause betrieben werden sollten, als auch bei „In the Cloud-Lösungen“. Schließlich sind wir durch einen Tipp eines unserer Lieferanten über vacos eher „gestolpert“ … – und waren schnell begeistert: Das Programm war schlüssig, und ließ sich schon nach kurzer Einweisung flüssig bedienen. Ich konnte meine Checkliste mit meinen Anforderungen an ein CRM-System nicht nur schnell abhaken, dort sind zusätzlich noch einige Features enthalten, die uns auf ganz neue Ideen gebracht haben. Und: Dank der JAVA-Architektur können wir nun auch eine Idee umsetzen, die wir schon lange hatten: Einige MitarbeiterInnen unseres Call-Centers hatten den Wunsch geäußert, in Teilzeit von zu Hause aus arbeiten zu können – wichtig nicht nur in Spitzenzeiten, vor anstehenden Messen zum Beispiel, denn da ist der Betreuungsaufwand sehr hoch. Und das geht jetzt auch: Sicher, schnell und flexibel!
Mein Fazit: Schon nach kurzer Zeit hat sich der vacos-Programmteil CRM bei uns bewährt!“
„Bei uns, in unserem Betrieb fing das Staunen schon damit an, dass wir gleich von Beginn an bei der Softwareauswahl und auch im weiteren Verlauf, bei der Analyse von Verbesserungspotentialen, bei der Anpassung und bei der Einführung/Einarbeitung, ständig mit einbezogen wurden. Häufig werden wir Praktiker nämlich schlicht und einfach übersehen! Da wird dann am „grünen Tisch“ irgendeine scheinbar pfiffige Lösung ausgefeilt, und wir in der Produktion müssen dann sagen: „Das funktioniert doch hier überhaupt nicht!“ Und oft glaubt man uns das dann einfach nicht! Warum „verirren“ sich nicht mehr Berater und Softwareentwickler mal in die Praxis? An vacos gefällt uns ganz besonders:
- Von Anfang an hat man nicht zu sondern mit uns gesprochen, der „dreiteilige Anzug“ wurde gegen Jeans und Polohemd getauscht, wir konnten in aller Ruhe und mit der notwendigen Tiefe erläutern, wo bei uns Zeitfresser oder nicht optimal organisierte Arbeitsabläufe die Arbeit schwer machen – da ist ein ganz schöner „Wunschzettel“ zusammen gekommen …
- Der Berater hat offensichtlich Ahnung von Produktion – und einen sympathischen Umgang mit uns, also nicht diese übliche „Besserwissertour“, Ideen wurden als Vorschlag geäußert, Impulse von uns aufmerksam aufgenommen.
- Schon als dann die individuell angepasste Lösung präsentiert wurde, haben wir gemerkt: Da hat mal wirklich jemand zugehört! Vielleicht ist das auch der Grund, warum dann der Übergang in die Praxis wirklich so gut gelungen ist, dass es da nicht eine Abwehrhaltung sondern eher eine gespannte Neugier gab und wir auch heute noch nach längerer Zeit tatsächlich so effizient arbeiten, wie wir uns das einmal ausgedacht hatten …
- Mit „Drei-Schichten-Modell“ und „JAVA“ konnten wir natürlich als Begriff nichts anfangen. Jedoch konnten wir schon sehr schnell in der Praxis sehen, zu welch praxisorientierten Lösungen das führt, bzw. was das ermöglicht. Und das mit konkretem Nutzen, zum Beispiel mit einer graphischen Oberfläche, die Lagervorgänge oder die Statusmeldung beim Arbeitsplan so brutal vereinfacht, dass sie jeder versteht, mit minimierter Fehlerquote und weiteren Vorteilen: Ohne diese schlanke Lösung hätten wir in den letzten Jahren sicher einen, eher zwei Mann in der Produktion mehr gebraucht. Aber so konnten wir auch die Mehrarbeit, die dank kräftigem Umsatzplus entstand, mit der gleichen Mannschaft „fahren“. Und mit der gleichen Qualität, und ohne in hektische Betriebsamkeit zu verfallen – richtig klasse!
- Der eine oder andere Kollege hatte schon ein bisschen „Manschetten“, als auf einmal auch bei uns in der Produktion mehr PCs auftauchten, weil er sich mit der Bedienung nicht wirklich gut auskannte – bei einigen hat das tatsächlich zu schlaflosen Nächten geführt. Umso größer war erst die Erleichterung und dann die Freude, dass man auch Masken machen kann, die wirklich simpel sind!
- Die Kommunikation mit den anderen Abteilungen läuft jetzt viel reibungsloser: Wo früher noch „Zettelwirtschaft“ an der Tagesordnung war oder immer wieder Mitarbeiter aus dem Vertrieb oder Einkäufen zu uns rüber gekommen sind und uns nach dem Stand des Auftrages oder nach Lagerbeständen gefragt haben (… was immer wieder hier und da wertvolle Zeit gekostet hat), haben jetzt alle den Durchblick!
Insgesamt können wir uns irgendwie gar nicht mehr vorstellen, wie das ohne vacos vorher gegangen ist, bzw. gehen soll. Spannend finde ich auch immer mal, wenn ich so nach Feierabend mit Bekannten oder Freunden spreche, und wir darauf kommen, wie das so bei denen läuft. Selbst jetzt im Praxisbetrieb werden wir von den vacos Beratern immer mal wieder gefragt, was sich noch verbessern lässt, und was dann sinnvoll ist und sich rechnet, wird dann auch umgesetzt – das wäre bei denen undenkbar!
Mein Fazit: Kurz und knapp: Daumen hoch für vacos!“
„Oh Gott, oh Gott – eine neue Software! Nur nicht das noch!“ – das war meine erste Reaktion, als – angestoßen von der Geschäftsleitung – die Nachricht die Runde machte: „Da kommen demnächst so Berater vorbei, die wollen was in Sachen Software ändern!“ Nun hatten wir uns seit einigen Jahren mit der bestehenden Lösung einigermaßen arrangiert, so dass die Abläufe mehr oder weniger rund liefen (mal abgesehen von immer wieder nötigen Anrufen bei der Hotline, was jedes Mal mit Wartezeiten, Weiterverbinden und oft mit wenig Aussagekraft und echter Hilfe verbunden war. Einigermaßen – das ist wohl das richtige Stichwort, dann eigentlich lief alles einigermaßen, aber halt nur einigermaßen: Allzu oft musste „MS-EXCEL & Co.“ herhalten, um Schwächen der Lösung auszugleichen. Obwohl eigentlich geplant war, die Abläufe maximal EDV-unterstützt abzubilden und abzuwickeln, gab es doch noch viel zu viel in Papierform. Und wenn dann mal mitten im laufenden Vorgang jemand anrief, dann war es nicht möglich, mal ein paar „Fenster“ nebeneinander zu bearbeiten, nein: Laufendes Fenster zu, abbrechen, neues Fenster auf, Daten und Infos suchen, Frage beantworten – und dann beim vorherigen Vorgang oft wieder von vorn anfangen. Nachdem uns bewusst wurde, was dieses „eigentlich“ und dieses „einigermaßen“ eigentlich an Zeit, Geld und nicht zuletzt an Nerven tagtäglich so kostet, waren wir doch entspannt-neugierig auf das, was da in Gestalt von vacos kommen sollte – und das hat sich gelohnt:
- Unsere Sorgen vor der Umstellung – schließlich ist der Mensch ja ein „Gewohnheitstier“ – haben sich als unbegründet herausgestellt. Okay, vacos geht andere Wege als unsere bisherige Lösung Aber diese Wege sind kürzer und effektiver, da lohnt sich also die Umgewöhnung. Und die einfache Bedienung erleichtert die Umsetzung der Inhalte, die wir in der Schulung bekommen haben!
- MS-EXCEL mag uns böse sein, das wir es jetzt vernachlässigen – damit können wir leben, denn nun finden wir die Auswertungen und Übersichten im Programm selbst. Und viele Listen, die vorher per Hand gepflegt werden mussten, sind einfach überflüssig, weil auch diese Daten in der Anwendung und dank des einfacheren Zusammenspiels mit anderen Abteilungen in unserer Firma quasi „automatisch“ vorhanden und immer aktuell sind. Auch die „Zettelwirtschaft“ (zum Beispiel das Erfassen von Statusangaben von Aufträgen etc.) hat sich erledigt. Wir haben auf einen Schlag 36 Leitz-Ordner abgeschafft!
- Im Bereich Vertrieb haben wir jetzt endlich eine CRM-Lösung – und vor allem das als integrierte Lösung. Wir hatten vorher schon mal über die Anschaffung einer externen Lösung nachgedacht, sind aber immer davor zurückgeschreckt, weil den erwarteten Vorteilen immer eine zeitaufwändige Doppel-Datenpflege entgegenstand. Jetzt ist das einfach „da“ und wir nutzen es täglich gern!
In Summe haben wir allesamt durch „unser“ vacos.ero profitiert: Im Einkauf haben wir jetzt mehr Durchblick, können besser kalkulieren und schneller den passenden Lieferanten herausfinden und die Bestellungen abwickeln. In der allgemeinen Verwaltung würde es fast zu lange dauern, die ganzen vielen, kleinen Beispiele aufzuzählen, an denen wir täglich spüren, dass „es“ jetzt „runder“ läuft (Beispiel: Vorbereitung/Übergabe der Daten für die Buchhaltung). Ganz besonders aber profitieren wir im Vertrieb: Mit dem vacos-Modul CRM werden jetzt nicht nur die Routinevorgänge einfacher, wir haben auch endlich Zeit für die aktive Kundenbearbeitung. Das Kampagnenmanagement unterstützt uns hervorragend bei der Durchführung von Akquisemaßnahmen – sei es im Vorfeld unserer Messeauftritte, bei Sonderaktionen oder bei der Gewinnung von aussichtsreichen Neukunden!
Mein Fazit: Vielleicht in Abwandlung eines bekannten Werbespruchs: „Wenn alle wüssten, wie einfach und effizient das mit vacos.erp läuft, dann hätt es jeder!“
Anwenderbericht Neher-Dia
„Übersichtlich, gut strukruriert und gleichzeitig flexibel – Höchste Präzision braucht gute Werkzeuge!“
Anwenderbericht Top Werkzeug GmbH
„vacos.erp hat exakt gehalten, was uns versprochen wurde!“
Anwenderbericht FHS Oberflächentechnologie GmbH
„Über 20.000 Schleifartikel – jetzt „ganz schlank“ im Griff!“
(Die Interviews wurden durchgeführt von Michael P. Klotz SBTB)
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